Ah! La diffusion de la formation…

Beaucoup plus qu’une simple affaire de livrer la marchandise. Encore faut-il que la marchandise soit livrable!

Mais même dans les meilleurs des cas, la diffusion, l’acte final en formation, est un art à cultiver. En effet, qui n’a pas fait l’expérience d’arriver fin prêt pour réaliser que la salle de formation n’en était pas une? Oh, vous êtes-vous fait dire, la salle de conférence fera l’affaire, n’est-ce pas?

NON!!!

Comment pouvez-vous espérer que vos participants apprennent convenablement si vous les entassez à 20 dans une salle qui en contient normalement 8? Comment espérer avoir leur participation active si les participants sont assis autour d’une looooongue table et qu’il finissent tous par avoir un torticolis à force d’essayer de vous regarder… Et comment VOUS pouvez-vous espérer livrer la « marchandise » si vous vous sentez comme une sardine dans l’huile rancie de sa conserve? Ou pire… si vous SENTEZ comme une sardine…

Quelques rudiments de préparation sont donc de mise. Aussi surprenant que cela puisse me paraître, ces notions ne sont pas nécessairement acquises chez tous les formateurs. Les Novices devront apprendre de la façon brutale… OU lire ce qui suit. Ce fût d’ailleurs le sujet du module 2 de la série de livre de certification ASTD . La première moitié de ce module traitait des médias et des techniques de présentation.

La partie sur les salles et la préparation semblait plutôt rudimentaires jusqu’à ce que je me souvienne de récentes expérience.

À chaque fois que je me retrouve sur les planches d’une salle de formation, je pose les questions suivantes au préalable :

– Disposition de la salle?

– Types de tables disponibles?

– Nombre de personnes attendues vs nombre de personnes pouvant survivre dans cette salle?

– Dimension de l’écran?

– Luminosité du projecteur?

– Microphone disponible?

– Et les chevalets? Où sont les chevalets.

N’oubliez pas les marqueurs…

Les réponses maintenant…

 

Disposition de la salle ?

En U ou de type salle de classe? Selon le type de formation à diffusée, la disposition joue un rôle crucial. 
Formation interactive avec un animateur? Allez-y pour le U. Et n’hésitez pas à l’étirer ce U!
Formation participative avec travaux d’équipe? Exigez des îlots, ronds ou carrés, avec un maximum de 5 personnes à chaque table. Idéal pour favoriser les échanges entre les participants… et n’oubliez pas de les faire changer de tables (et de partenaires) entre les activités… Histoire de stimuler la créativité et le partage!
Formation ou consolidation d’équipe? Selon le type d’Activité , une salle de conférence PEUT faire l’affaire pour un petit groupe… Mais dans certains cas, ce qu’il vous faudra n’est pas une salle!
Formation magistrale avec peu d’interaction? La salle de classe est acceptable. Mais posez-vous la question, est-ce VRAIMENT le type de formation que vous planifiez diffuser? Peu de contenus sont impossibles à adapter pour en faire un formation interactive et… mémorable.
Présentation informative de courte durée? Le type auditorium fera l’affaire. Remarquez que nous ne parlons plus de formation ici… Mais attendez… Dans certains cas, il est possible de stimuler la participation de l’auditoire assis dans un auditorium… On reparlera des télévoteurs et autres types de méthodes de vote public dans une autre chronique.
Bref, à chaque formation son type de salle. Ne négligez pas ce détail.
Types de tables disponibles? Des tables longues ou rondes? Pensez à l’espace entre les tables, à l’espace que les participants auront. Pensez également aux mouvements des participants pendant la formation et pendant les pauses. En fait, et ceci s’applique à tout le reste, pensez aux participants!

Nombre de personnes attendues vs nombre de personnes pouvant survivre dans cette salle? Estimez le nombre de participants en ajoutant 50% au nombre réel lorsqu’on vous demandera quelle dimension de salle vous désirez. Les gens ont toujours tendance à penser qu’une salle peut contenir plus de gens que ce que dicte le gros bon sens. Il faut respirer que diable!

Imaginez passer 8 heures dans une salle surchauffée, debout, devant un projecteur, avec un ventilateur ou un intercom dans les oreilles et tout cela devant des gens qui ont plus l’air de beignets dont le crémage a coulé que d’êtres humains attentifs.

Dimension de l’écran? La télévision, ça reste dans un salon! Même les écrans panoramiques de 60 pouces! Quelques règles à respecter.

  1. Le bas de l’écran à 48 pouces du plancher
  2. La distance du participant le plus près de l’écran et 2X la dimension (diagonal) de l’écran 
  3. Le participant le plus loin jamais à plus de 4X la dimension de l’écran.
Hmmmm. Donc pour un écran de 5 pieds de diagonal (assez standard), la première rangée à 10 pied et la dernière à 20… Avec des tables de 24 pouces et 18 pouces entre les tables… Bon, bon… Ça, c’est la théorie mais n’en demeure pas moins que plusieurs salle de formation ne rencontrent pas les normes minimum..

Luminosité du projecteur? De moins en moins un problème croyez-vous? Vous avez raison! En partie. Car si les projecteurs modernes sont maintenant assez puissants pour bien visionner une présentation PowerPoint, leur capacité à bien projeter un vidéo est tout autre. Sachez reconnaître les projecteurs qui vous donneront satisfaction. Si vous avez la chance d’être le décideur lors de l’achat, renseignez-vous! Bien sûr, le prix variera en conséquence…

Mais le paragraphe précédent n’occulte pas le principal problème avec la projection de documents. Non pas le projecteur lui même mais l’éclairage de la salle. La lumière du jour peut causer certains désagréments… Vite réglés par l’utilisation judicieuse des stores ou autre mécanisme pour voiler la lumière du jour. Vous n’y pouvez rien si le soleil se pointe! Là où vous avez une responsabilité est au niveau de l’éclairage de la salle. Pourquoi les architectes s’entêtent-ils à placer des ampoules au-dessus de l’écran? Il serait si simple de ne rien éclairer à moins de 1.5m de l’écran… mais non! De superbes halogènes sont dirigés vers l’écran… Pas vers le formateur, vers l’écran! Ou encore un aveuglant boîtier triple de néon d’un blanc immaculé…

Assurez-vous, si on vous donne le choix, de placer votre écran et le projecteur sur le mur le moins illuminé. Votre présentation brillera d’elle-même et vos participants apprécieront la qualité de votre choix de couleurs!

Le Nirvana du formateur survient lorsqu’il est consulté pour la conception de la salle de formation… Peu fréquent je l’avoue… Si vous avez cette chance, pensez aux éclairages et demandez des gradateurs… Je préfère la pénombre à une présentation pâlotte qui force les gens à se fatiguer les yeux. Si vous craignez que la pénombre fera dormir les gens, repensez à VOTRE performance!

Microphone disponible? Essentiel pour les grandes salles. Grandes comment? Faites un test. Vous seul saurez si votre voix porte assez loin et si vous pouvez soutenir cet effort assez longtemps. 

Prenez soin de votre voix! Un cours de voix et diction (une recommendation http://www.voix-diction.ca) peut s’avérer une solution efficace et peu dispendieuse pour régler les problèmes causés par une absence de microphone!

Et les chevalets? Où sont les chevalets? Plus j’utilise PowerPoint (en fait Keynote de apple… mais ça , c’est une autre histoire!) et plus je réalise que les Flip Chart sont encore utiles dans bien des cas. Exigez d’en avoir un à portée de la main à chaque fois. Ou encore un tableau blanc (mais attention au type de marqueurs que vous utilisez!!! Les gâchis arrivent assez rapidement!). Vous serez surpris de voir à quelle fréquence et à quelle vitesse vous les utiliserez s’ils sont présents. Un ajout de dernière minute, un dessin pour illustrer un point, un travail d’équipe impromptu, les opportunités d’utiliser ces grandes feuilles sont sans limites.

Je vous suggère « Flip Char magic » de Carolyn Balling, une petite merveille pour améliorer l’aspet visuel de vos oeuvres.

N’oubliez pas les marqueurs Les vôtres! De cette façon, vous ne serez jamais pris au dépourvus. Les marqueurs traditionnels sont adéquats pour les salle de réunions, pas les salles de formation. Choisissez des marqueurs géants si possible. Bien que leurs couleurs soient limités, leur pointe de 1 cm vous permet d’écrire sans vous préoccuper de la dernière rangée de la salle de cours. Vous ne POUVEZ écrire trop petit : La pointe géante vous en empêche! 

Avertissement

Déjà mentionné plus haut, mais il est important de le répéter : Les marqueurs à encre sèche sont conçus pour les tableaux blancs et non les Flip chart. Leur utilisation sur du papier est insatisfaisante pour l’utilisateur… Presque désagréable.

L’inverse est également vrai : Les marqueurs traditionnels ne sont PAS conçus pour les tableaux blancs… À moins que vous ne teniez à passez de longues minutes à frotter avec un détergent pour réparer les dégâts que vous avez causés… Et vous mériterez de le faire si vous n’avez pas considérer mon avertissement sérieusement!!

CONCLUSION

Beaucoup de mots pour de simples considérations de salles. Peut-être pas assez si vous rencontrez ces problèmes fréquemment. Le succès en formation est d’abord une affaire de pertinence du contenu et de la performance du formateur. Vient ensuite la conception du contenu, le contenant. Cependant, négliger la salle où la diffusion aura lieu pourrait s’avérer une erreur critique. 
En effet, peu de formateurs pourront vaincre l’inconfort grandissant des participants prisonniers d’une salle inadéquate.

Par François Lavallée, M. Sc.

 

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