J’ai reçu un commentaire intéressant quelques jours après la publication de ma dernière chronique. Un bref courriel qui disait : « JE RENONCE! JE RENONCE!! »

Je l’ai lu.

J’ai rapidement décidé qu’il méritait une réflexion qui me prendrait plus d’une minute (oui, oui, je sais, si ça se fait en 2 minutes on le fait tout de suite… mais quand le temps presse, je réduis la technique à 1 minute) et je l’ai laissé dans le « inbox ».

J’aurais pu le mettre dans le dossier ACTION. J’aurais aussi pu le mettre dans le dossier ATTENTE. Bref, j’ai échoué.

Je n’ai pas respecté la méthode sacro-sainte de D. Allen. Ouais. Et puis après? Car quelle que soit la méthode, il arrive des périodes dans une vie trépidante où la seule façon de survivre quelque temps et de réagir rapidement est d’adapter les méthodes traditionnelles aux besoins du moment. Ça m’arrive quelques fois par an.

Presque tout prend le bord (sauf l’agenda et la planification hebdomadaire!). La gestion des courriels va au plus vite. Je fais un tri préliminaire et je garde ce qui mérite une réponse rapide dans le « inbox ». Un peu comme transformer le « inbox » en ACTION IMMÉDIATE.

Ça marche pour moi.

Ça marche pour moi parce que c’est transitoire.

Je reprends rapidement le dessus. Je DOIS reprendre le dessus. Car la méthode fonctionne. TOUTE la méthode fonctionne. Et particulièrement lorsque la crise est passée : Il serait trop facile de retomber dans une routine de réaction à outrance. Oh, c’est assez confortable de croire qu’on accomplit beaucoup en regardant les nombreux courriels s’accumuler. Une illusion!

En période de crise, il est normal que ça glisse un peu.

Je dois avouer que les dernières 6 semaines ont été… intenses! De superbes mandats m’ont tenu occupé sans arrêt. Sans méthode de planification, je coulais à pic. Certaines interventions ont été planifiées deux mois à l’avance. Je n’avais qu’à suivre les nombreuses listes de vérifications, une journée à la fois, pour préparer le matériel, faire les photocopies (vive les services de photocopies en ligne!!!), mettre le tout dans le coffre et hop! Une autre journée de bouclée. Un autre client satisfait (on l’espère!).

Retour à la maison. Une autre liste à vérifier, d’autres photocopies, d’autre matériel et hop! Dans le coffre.

Après quelques semaines, j’avais l’impression de vivre dans mes photocopies! Sans parler du fait que mes enfants ne me disaient plus « à demain matin » en se couchant mais « à demain soir »! OUCH!

Le suivi de chacun des événements a dû être reporté à la fin de la période de crise. Oh, crise, un bien grand mot. Disons plutôt une période d’intense activité! Qui a nécessité de dures décisions et des changements de priorités!

Alors, le suivi en a pris un coup!

Et le retour à la normale, qui se fait en général de façon naturelle, en a pris un coup également!

À la vue des multiples piles de documents accumulés à la suite de chacun de ces événements, je ne voyais plus trop clair. Des fiches d’évaluation, des courriels à retourner, des documents à envoyer à ceux qui le demandaient, des listes d’envoi à compléter, une lettre de remerciement par-ci et un message de reconnaissance par-là… et mon étudiant d’été qui commençait dans cette tornade d’activités. Heureusement, cet étudiant revenait pour la troisième année consécutive et est devenu très autonome (bravo fiston!). Quelle aide précieuse! Il faudra d’ailleurs reparler de délégation efficace bientôt!

Car une des solutions à la surcharge est de se positionner face aux tâches à accomplir. « Nous n’avons pas tous un étudiant d’été! » direz-vous. VRAI. Mais peu de gens travaillent en solitaire en continu. Les équipes de travail sont une source presque inépuisable de synergie si on sait bien utiliser les talents de chacun. Et la puissance du mot « SVP » prend toute sa signification dans ces temps plus pénibles. Encore faut-il bien déterminer ce qui peut être laissé à autrui.

Classer des papiers? Pas besoin de faire ça moi-même.

Retourner des courriels? Hmmm. Pas le choix.

Prendre des rendez-vous avec les futurs clients? C’est pour moi.

Faire des copies de DVD et faire imprimer des pochettes? Pas pour moi.

Faire des photocopies? Impression en ligne!

Aller au bureau de poste pour expédier un produit à un client? Vive les cours de conduite cher étudiant!

Faire la mise en page de mon deuxième livre? Les pros s’en chargent!

Anonyme

Ou, plus sérieusement,

Henry Ford.

J’ai alors regardé les piles et ouvert mon agenda. Une étape à la fois.

Puisque je tiens une liste d’objectifs mensuels à jour, j’ai pu voir un mois à l’avance ce qui s’en venait.

Puisque je tiens une liste d’objectifs mensuels chaque mois, j’ai pu réviser ce qui n’avait pas été accompli le mois ou les mois précédents.

Puisque je tiens une liste d’objectifs à jour…

Une certaine redondance est observée… Un certain message devrait perfuser à travers les dernières lignes!

Planification à long terme! Oui, mais en conjugaison avec le court terme!

Le boulot à abattre maintenant doit être fait là, tout de suite, right now!

Tout simplement pas.

Même avec une bonne planification.

Même avec un étudiant d’été. Ou deux!

Certaines tâches devaient être accomplies et nécessitaient des blocs de temps trop longs. En fait, les blocs étaient bien réservés dans mon agenda, mais le téléphone qui sonne, les courriels de demandes d’aide et de suivi qui arrivent….

Revenons à la case départ.

Aujourd’hui, c’est jour de fête nationale. Peu d’appels. Peu de courriels. C’est bizarre, mais la quantité de travail accompli est… impressionnante.

J’ai redécouvert la boîte vocale !

Et la fonction OFF de mon logiciel de courriel!

Nous sommes entourés d’objets qui ont été conçus pour augmenter notre efficacité au travail. Ces mêmes objets nous ont envahis au point où tout moment peut être utilisé par les autres. Or, nous avons besoin d’un peu de temps pour accomplir nos tâches. Ces technologies perverses semblent faire partie de nos vies et apparaissent indispensables.

Il ne suffit que d’imaginer une promenade qui traverse dans une zone non couverte par le réseau de cellulaire pour avoir des sueurs froides.

Mais tout cela n’existait pas en 1980 et nos coupes de cheveux ne nous ont pas empêchés de survivre (à condition de ne pas regarder les photos de cette époque! ouhhh le buisson dégarni de poils fous sous le menton…).

A.N. Onym

Je la reprends celle-là. Bien désolé pour la répétition. Je le reprends, car je l’utilise en continu depuis 1 semaine. Pour reprendre les propos de la lectrice qui m’a écrit

1- à répondre au téléphone immédiatement… après tout, lorsque j’étais en intervention, ma boîte vocale travaillait pour moi!

2- à ouvrir mes courriels en continu… après tout, peu de gens que je contacte répondent à mes messages dans les 48 h.

3- à tout faire moi-même… après tout, mon étudiant d’été et mes partenaires peuvent faire leur part. Comme le dit le dicton « Seul, on va plus vite, ensemble on va plus loin »

4- à me flageller lorsque des choses moins importantes tombent… après tout , je crois être en mesure d’établir des priorités pour pouvoir atteindre 80% de résultats avec 20% d’efforts… Enfin, pas toujours, mais assez souvent pour me faire confiance là-dessus!

Si choisir c’est renoncer; renoncer, c’est aussi faire des choix.

1- de passer un superbe été en compagnie de ma famille, mes fils et mon épouse… après tout, une fois les chèques encaissés, le compte en banque ne nous fait pas vraiment respirer mieux alors que la famille est toujours là pour nous soutenir… occupons-nous-en!

2- de revoir calmement ma stratégie d’affaires pour mieux balancer mes efforts… après tout, à chaque intervention, je dois choisir ce qui est le mieux pour mon client et moi-même, car c’est dans l’harmonie que les meilleurs résultats sont obtenus

3- à toujours, toujours me demander si je me souviendrai de ces choix difficiles dans 10 ans… car si je crois que je l’oublierai, ça ne vaut peut-être pas la peine de s’y attarder autant aujourd’hui. On dit que 90% de nos préoccupations sont des choses du passé (donc qu’on ne peut changer), des choses qui n’arriveront jamais et la température (bien que je connaisse quelques personnes qui jouent à Dieu avec les autres, même eux ne peuvent rien faire contre Madame Météo!).

Je vous laisse sur une citation (eh oui, une autre) de mère Théresa : 

« Tout vous a été confié, rien ne vous appartient.« 

Si rien ne nous appartient mais que nous en sommes quand même responsables… Notre responsabilité de faire les bonnes choses de la bonne façon et au bon moment ne devient que plus grande.

Notre devoir est clair: priorité aux priorités!

Par François Lavallée, M. Sc.

 

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