Oh non!

C’est du sérieux!

De retour de vacances. Bon.

Étape 1 : La boîte vocale… Huh… Quel est le mot de passe déjà? Ah oui… Pleine à craquer. Plus tard.

Étape 2 : Les courriels. Un autre mot de passe?! Huh… Ah oui… Oups! Je l’avais changé avant de partir… Hmm… En dessous du bureau sur un petit « post it » discret… Ah oui… OUCH! 776 non lus! Plus tard.

Étape 3 : Les dossiers, ou plutôt les piles de dossiers qui ont envahi l’espace visible de votre bureau. Les vacances ayant eu un impact positif, vous ne vous rappelez plus de la couleur du bureau, ni du nom du concierge d’ailleurs (important ça, car c’est la personne qui aura la responsabilité de vider votre poubelle ce soir et elle risque d’être lourde… Mieux vaut être très poli avec le concierge!). Bon les dossiers. Eurk… Plus tard.

Et maintenant l’étape la plus importante au retour des vacances : Le café et les sourires aux collègues.

Oh bien sûr, vous êtes peut-être du genre à arriver à 5 h 30 pour pouvoir paniquer en solitaire avant l’arrivée des collègues. Vous pourrez ainsi paraître souriant après avoir pris conscience du retard accumulé pendant vos vacances. Et en général, on accumule plus de 1 jour de retard par jour de vacances… À moins d’avoir bien planifié son départ (voir chroniques précédentes!).

J’avoue que vous lirez ce courriel trop tard. Voyez-vous, j’ai moi aussi pris des vacances. La chronique de la semaine peut cependant être relue après chaques vacances. Ça ira donc mieux à Noël!

Alors vraiment que faire?

Étape ZÉRO : Tel que décrit dans la chronique #7, relisez calmement vos chroniques sur la gestion des courriels et du papier.

Étape 1 « revisited » : Écouter les messages de la boîte vocale et… Effacer les messages écoutés.

Essentiel pour deux raisons :

1- Efficacité : Traiter les messages comme les courriels : Agir, si moins de deux minutes (ex. retour d’appel, etc.).

Effacer si inutile ou trop tard.

Noter si plus de 2 minutes sont nécessaires pour répondre au message.

2- Respect : Une boîte vocale pleine est inutile pour vous et pour vos collègues. Trop souvent, on essaie de contacter une personne et sa Vox Box est pleine. Frustrant. Ne faites pas cette erreur. Et en passant, augmenter la capacité de votre Vox Box ne vous aidera pas si vous ne prenez l’habitude de la vider!

Étape 1 complétée.

Étape 2 : Les courriels.

Relire la chronique #1. Oui, encore! La répétition est la mère de l’éducation. Passez à l’action.

Étape 2 complétée.

C’est vite écrit, mais ça devrait vous prendre environ 2 heures pour passer au travers de tout ça. N’oubliez pas : Passez au travers de toute la liste. Les choses de 2 minutes ne sont pas si fréquentes si on considère toutes les choses qui étaient dues pendant vos vacances et que vous pouvez oublier…

Il serait peut-être sage de créer un dossier de courriel @vacances pour que vous y mettiez les choses prioritaires à compléter cette semaine. Autrement les dossiers @attente et @action sont parfaits. N’oubliez pas de jeter le reste.

Je dois faire une parenthèse ici.

Faut-il vraiment répondre immédiatement à toutes les demandes? Un de mes bons amis me racontait un truc de gestion de temps qu’il avait appris à force d’observer un gestionnaire aguerri et respecté de son entreprise. Ce gestionnaire était toujours en contrôle, souriant et travaillait sur un bureau propre et dégagé. Mon ami lui a demandé respectueusement de lui expliquer sa stratégie.

« Vois-tu mon jeune, il faut prioriser! À chaque fois qu’on m’envoie un courriel ou un mémo, je le traite de la même façon. La première fois que le message arrive, je le jette sans le lire… À moins que mon boss me le demande directement, en personne. La deuxième fois qu’on m’envoie un message, je le lis avant de le jeter. Et je ne fais rien. La troisième fois, je le lis, je réponds et je complète la tâche aussi rapidement que possible.

Tu serais surpris de voir le nombre de fois où les messages ne rematéralisent pas la deuxième fois. Les gens sollicitent n’importe qui, n’importe quand et pour des choses anodines. Quand ça compte, quand c’est vraiment important, tout le monde fait un suivi rapide et serré. Ceux qui font cela méritent que tu fasses un effort pour eux. Un effort important et immédiat. De cette façon, tu t’assures de rendre un service impeccable, pertinent, pour les gens qui comptent (dont ton boss!) et pour les projets importants et ton travail est reconnu pour sa valeur. Finies les pertes de temps.

Et tu souriras davantage, mon jeune! »

C’est assez extrême comme technique de planification et de priorisation, mais ça fait réfléchir. Pour la plupart d’entre nous, il faut cependant quelque chose de plus concret et de moins CLM… Career Limiting Move!

Nous en sommes à l’étape 3 : Les dossiers.

En fait, la technique est la même.

1- On agit immédiatement si la tâche est courte et prioritaire.

2- On jette ou on repasse le dossier à la bonne personne. Attention! Ce n’est pas de la délégation, c’est du « dumping ». Et vous en avez peut-être été la victime!

3- On se donne du temps pour planifier les tâches pour les dossiers lourds et longs. Et on songe à la délégation… Un sujet qui méritera sa propre chronique.

Étape 3 complétée.

Et l’étape 4 : La planification.

Maintenant que vous avez une vue d’ensemble des tâches à accomplir, vous avez le devoir de bien mettre de l’ordre dans tout ça. Il devrait être entre midi et 14 h 00 lundi. Prenez le reste de la journée pour planifier (les détails la semaine prochaine!).

Remarquez que vous n’avez pas encore ouvert votre agenda. Si votre départ a été bien planifié, vous n’avez pas accepté de réunions pendant les 2 premiers jours. Sinon, le fait de ne pas ouvrir votre agenda vous garantit que n’irez pas perdre votre temps en cette première journée.

Oui. Perdre votre temps. Vous revenez de vacances et vous devez prioriser. Assister à une réunion aujourd’hui vous assure de remettre votre compteur de stress à un niveau inacceptable… À moins que la réunion ne soit pour vous remettre un prix d’excellence… Auquel cas vous aurez reçu plus qu’une simple convocation, votre patron vous attendra avec un sourire et une tasse de café à la main et il viendra vous chercher personnellement 5 minutes après le début de la réunion si vous n’y êtes pas…

Vous n’êtes donc pas en mesure de décider quoi que ce soit. Votre cerveau est peut-être encore imbibé de Pina Colada et votre corps proteste encore de votre lever matinal. Vous n’êtes pas à votre meilleur pour approuver le budget ou le congédiement d’un employé.

Prenez le temps d’arriver. Dites-vous que vous auriez pu être en retard à cause d’un embouteillage, d’un accouchement imprévu, d’un décès prématuré (pas le vôtre!) ou d’un rhume de cerveau (ou une grippe intestinale si vous préférez, mais le rhume concerne principalement les bronches et le nez de toute façon!)

Prenez donc le temps de planifier quelques heures. Un indice sur l’efficacité de la planification : Un ratio de 1 pour 10 a été démontré. 1 heure de planif pour sauver 10 heures de travail.

Prenez le temps de revenir…

 

Devoir de la semaine

1- Nettoyez votre bureau, boîte de courriels, aux lettres et vocales.

2- Reprenez contact avec votre humanité et celle de vos collègues

3- Prenez le temps d’être efficace et planifiez votre retour et les semaines qui s’en viennent et surtout…

4-Souriez!

Citation de la semaine

« A smile is a curve that sets everything straight. »   Phyllis Diller

Par François Lavallée M. Sc.

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