Eh oui, je vous présente ma première chronique: Temps qu’à faire!

 

On peut essayer de gérer son temps de plusieurs façons. Deux grandes écoles s’affrontent :

 

1- L’école philosophique : Il faut définir sa mission, ses valeurs et objectifs avant de pouvoir gérer son quotidien. Chaque décision est sous-pesée sur l’échelle des grandes valeurs de la vie. C’est la vision à 50 000 pieds d’altitude. On redescend à une altitude normale ensuite pour prendre les petites décisions du quotidien. Les avocats de cette philosophie comptent S.R. Covey et Anthony Robbins parmi eux.

 

2- L’école de la panique informatique : Gérer votre quotidien d’abord et ensuite attaquer la pensée réflexive qui vous permettra de définir vos valeurs, etc. C’est la vision « ground level »  (Et paf! Un premier terme anglais!). 

Je vous écrirai sur les 2 écoles et à l’occasion en mélangeant les deux. Ces séparations sont d’ailleurs arbitraires. Le plus important, ce qui compte vraiment, c’est d’être efficace… et heureux!

Donc, voici le truc de la semaine. J’ai pensé à la gestion des courriels. Si ça ne vous concerne pas, ne lisez pas ce qui suit! Pour les quelques courageux qui restent et qui ont décidé de prendre action, continuez la lecture. Pour les autres qui ne veulent pas prendre action, mais qui hésitent à commencer leur journée, les procrastineux (Nous en reparlerons de la procrastination!!), et bien lisez quand même. Qui sait… Vous pourriez devenir plus efficaces sans vous en rendre compte!

Comment gérer ses courriels : Résultats garantis!

Suivez les règles suivantes. Chaque jour, à chaque fois que vous ne pouvez résister à la tentation de lire vos précieux courriels (Vos précieux…!). Cette technique est inspirée, très inspirée de « Getting Things DONE » de David Allen. Probablement le meilleur livre sur le sujet. Et c’est un Canadien d’origine (Ça, ça veut dire qu’il habite maintenant « in the land of opportunities »… plus au sud).

Règle 1 : Pas bon? Spam? On jette!

Règle 2 : La règle du 2 minutes : Tout courriel qui génère une action qui prend moins de 2 minutes doit être fait tout de suite. Ex. : Répondre à une invitation, confirmer une action d’un subordonné, remercier quelqu’un qui a fait le suivi, etc. TOUT DE SUITE!

Règle 3 : Le classement extrême pour tout ce qui prend plus de 2 minutes : Vous devez d’abord créer 3 dossiers dans votre logiciel de courriel :

@Action

@Attente

@Lecture

Le symbole @ est important, car il placera les 3 fichiers avant tous les autres.

La technique devient alors très simple : 

1- Pas bon? Poubelle!

2- 2 min ou moins? Réponse immédiate!

3- Trop long à faire mais important? @Action

4- Lecture probablement intéressante? @Lecture

5- Un suivi à faire? En attente d’une confirmation? @Attente

En passant… Je me « bcc » à tous mes courriels… C’est fou, mais ça permet un suivi sans pareil! Plusieurs de mes BCC vont dans le dossier @Attente. Cette technique marche vraiment. 

Je reçois entre 50 et 100 courriels par jour et je ne trouve pas ça trop lourd. Je ne suis pas un mutant, je ne prends pas de suppléments alimentaires extra-terrestres, je ne mange pas de ginseng ou de mea culpa (!) et… Je suis un gars (C’est-à-dire, une « strike » en partant pour les dons d’organisation). Cette technique permet d’avoir une boîte de réception toujours à date et très clairsemée… Un soupir de soulagement!

Item d’Action et devoir pour vous chers lecteurs

Videz votre boîte de réception! Prenez quelques heures s’il le faut, mais videz-la! Le soulagement qui s’en suit en vaut la peine. Ensuite, mettez la technique en pratique. 

RÉSULTATS GARANTIS.

Temps qu’à faire… Faites-le mieux!

Par François Lavallée M. Sc.

 

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