Trop de temps?!

« Parkinson avait raison! »

Connaissez-vous la loi de Parkinson? Pas celui qui cause des tremblements, mais un des membres de sa famille élargie. La loi de Parkinson va comme suit : « Les tâches à accomplir vont prendre de l’expansion jusqu’à occuper tout l’espace qu’on leur avait accordé. » En bref, ce que vous pensiez faire en 3 heures pourrait en prendre 3 semaines si le temps pour l’accomplir venait à être disponible.

D’où le titre cryptique.
Vous est-il déjà arrivé de planifier compléter un rapport pour demain, mais lorsque la date de tombée fut reportée de 3 semaines… vous avez soudainement eu l’idée saugrenue de refaire le formatage, ou d’ajouter une image plus fignolée et d’apprendre à utiliser Photoshop en passant, ou encore de présenter les tableaux sous forme de graphiques… en 3 D… Ah oui, il faudra trouver un fournisseur pour les lunettes 3D… un peu de recherche sur le web… et POUF!
3 semaines d’écoulées.
Et votre rapport n’est pas encore terminé.
La loi de Parkinson dans toute sa splendeur, telle qu’énoncée en 1955 par Cyril Northcole Parkinson dans un article humoristique qui parlait des bureaucraties.
La raison derrière la chronique est d’examiner le piège pour éviter de tomber dedans. Il est tellement facile d’oublier nos priorités quand trop de temps se matérialise devant nous. On se perd dans cet abysse de temps. Rappelez-vous votre adolescence et le temps que vous passiez, certains diront perdiez, à ne rien faire. Rappelez-vous les longues soirées passées à écouter de la musique ou les après-midi au centre d’achat à espérer trouver l’âme soeur (après tout, les chances de trouver cette âme soeur au centre d’achat sont assez élevées, n’est-ce pas?). Rappelez-vous également votre réaction face à une demande de vos parents pour exécuter une tâche, quelle qu’elle soit… « Ben là, j’suis occupé P’pa! J’aurai pas le temps tout d’suite… »
Ben voyons!
Aujourd’hui, nos jeunes sont tellement « plogués » sur la PS3, XBox ou Wii que la vie passe devant eux sans qu’ils ne s’en aperçoivent.

Ah, la béatitude du temps à l’infini!Et rien ne s’accomplit.À l’autre bout du spectre, lorsque le temps se compresse, la loi de Parkinson s’inverse et devient la loi de Lavallée : « Les tâches à accomplir se simplifient proportionnellement au temps qu’il reste pour les accomplir. »

La créativité entre alors en jeu pour en faire le moins possible sans tourner les coins ronds. La créativité et ce que les Anglais appellent le « winging ». Comme dans « just wing it »  ou dans « I’m going to wing it ». Traduit librement, l’improvisation de dernière minute. Pas toujours très efficace pour la carrière, il faut avouer.
Oh oui, tout le monde en est capable et tout le monde en est coupable… Plusieurs personnes clament même haut et fort que plus ils attendent à la dernière minute, plus la pression est bénéfique.
Vrai.
Jusqu’à un certain point.
Car il arrive trop souvent que la dernière minute soit accaparée par des urgences et des imprévus. Bref, une autre loi entre alors en jeu : la loi de Murphy : « Tout ce qui peut aller mal va aller mal. »
Il existe plusieurs corollaires qui ont été compilés par Arthur Block. Je m’amuse moi-même à les numéroter. En voici un :
Loi de Murphy, corollaire #176
« Une urgence improbable arrivera sur votre bureau moins de 30 minutes avant la date de tombée du rapport le plus important de votre carrière. »
Ou encore le corollaire #235 :
« L’imprimante cessera de fonctionner au moment d’imprimer le document qui aurait dû être complété depuis 3 semaines. »
Ou encore le #236 :
« Votre dernière page sera dévorée et déchiquetée par l’imprimante et incidemment c’était aussi la dernière feuille de papier à imprimer. »
Bref, la loi de Parkinson vous fera miroiter un temps infini pour tout faire alors que la loi de Murphy s’assurera de vous rappeler que Parkinson vous a bel et bien eu!
Comment éviter tout ça?
En réévaluant vos priorités. En révisant vos buts à long terme etc., etc.
Oh oui, je suis redondant.
Oh oui, j’insiste encore sur le besoin de planifier.
Oh oui.
Planifier, c’est l’affaire de quelques minutes par jour. Quelques minutes quotidiennement pour prévoir le contenu de la journée et réviser ce qui s’est passé hier.
Environ 5 minutes par jour.
Planifier, c’est aussi quelques minutes additionnelles par semaine pour confirmer les rendez-vous et réunions des jours qui suivent. Confirmer, annuler ou reporter ces engagements. Et s’y préparer!
Environ 15 minutes par semaine.
Planifier, c’est finalement une période de réflexion dont la longueur et la fréquence varient, mais qui surgit au pire moment… la loi de Murphy prévaut! Je parle pour moi. Je ressens un fort et puissant besoin de planifier quand tout va mal. Ou semble aller mal.
D’autres planifient cette période de planification systématiquement. Chacun son truc.
Environ 2 à 3 heures chaque 6 semaines… environ.
Et finalement, la planification stratégique.
Environ 2 ou 3 jours chaque 12 à 18 mois.
Si tout cela vous semble trop gros, ne vous emballez pas! La planification quotidienne fera des merveilles pour vous. Oubliez le reste!

Car le reste suivra spontanément, une étape à la fois. Sans douleur. Naturellement. On peut être discipliné sans en faire une maladie! La gestion des priorités est là pour vous aider, pas pour vous contraindre et vous nuire.Un exemple à l’appui.Pour la première fois cette année, je n’ai pas fait de planification annuelle. Et nous sommes déjà en mars! Je me suis posé la question : pourquoi ai-je négligé cette importante tâche? Et j’ai trouvé la réponse! Une question, une réponse!

Mon plan de l’an dernier n’est pas complété! En fait, j’ai élaboré un plan en janvier et un deuxième en juin. Un gros plan! Des DVD, des livres, des cours à diffuser, des sites web à rafraîchir (oui DES). etc., etc… Ce plan, sur carte heuristique, est très présent à mon esprit.
Et incomplet.
Je suis convaincu que lorsque le temps sera venu, je ressentirai le besoin d’en faire un autre. Alors, pas d’inquiétude : je vois ce plan comme un précieux outil qui me fait progresser dans la bonne direction. Comme une boussole qui m’aide à refocaliser vers la bonne direction.
Car il faut avouer que la vie nous emmène dans toutes sortes de directions!
Les périodes creuses seront donc des occasions de ne pas se faire piéger par la loi de Parkinson, mais plutôt de refocaliser nos efforts vers les objectifs définis dans notre plan de match.
La vision à long terme nous apporte la sérénité lors des moments décisifs. Le fait de savoir ce qui se passera dans 3 semaines ou 2 mois nous assure de faire ce qui compte le plus maintenant.
Sans cette vision à long terme, tout se trame aujourd’hui pour demain.
Les « Urgences » prennent le dessus sur les « Importances ».
Éteindre les feux est une fonction qui nous incombe tous. Mais prenons garde d’en faire une carrière. À moins de rêver secrètement de devenir pompier professionnel…
Dans cet ordre d’idée, lorsqu’une date de tombée est reportée, il est plus facile de ne pas perdre du temps en se disant que ce temps qui nous est imparti de façon inattendue pourrait être utilisé à relaxer… DANGER!
En gardant en tête la loi de Parkinson ET nos plans à long terme, le bloc de temps « gratuit » qui nous tombe du ciel sera utilisé à bon escient. Ce sera justement le temps de revoir notre planification des semaines qui viennent. Comme cet exercice est itératif, et comme vous serez très bientôt à l’aise dans vos nouvelles habitudes de planification, vous pourrez tangiblement voir les bénéfices de tout cela!
Mais attention, ne vous méprenez pas :
Il est si facile de glisser…
La preuve : Pourquoi croyez-vous que cette chronique vous arrive justement aujourd’hui?
Parce que j’ai eu un peu plus de temps que prévu pour certains projets… et que j’en ai profité pour TOUT refaire les diapos selon une nouvelle méthode de préparation de présentation.
JAMAIS je n’aurais osé entreprendre ces tâches si la date de tombée n’avait été reportée. J’aurai pu entreprendre le rafraîchissement de mon site web (item classé assez prioritaire dans mon plan) ou encore finaliser la mise en marché de mon jeu de formation C2EO (item classé TRÈS prioritaire dans mon plan) ou encore faire les touches finales sur les pochettes de mes DVD-conférence (je vous laisse deviner le niveau de priorité de ceux-là…)
MAIS NON !
La loi de Parkinson s’est emparée de moi. J’en tremble encore !
….
….
Allons bon.
Disons-le franchement.
Parkinson n’est pas en cause.
JE suis responsable de cette perte de temps.
Et voici le truc ultime de la gestion de temps.
PRENDRE contrôle de son temps.
 
Ben Franklin le disait d’ailleurs ‘
« Si vous ne contrôlez pas les événements de votre vie, ces derniers vous contrôleront! »
La gestion du temps et des priorités se résume à peu de mots.
 
CITATIONS
« Le temps que vous avez apprécié perdre n’est pas du temps perdu. »
Bertrand Russel
 
« Si vous ne faites pas ce que vous adorez vous perdez votre temps.. »
Billy JoelP.S. Mais vous devriez voir ces nouvelles présentations…WOW !

Par François Lavallée, M. Sc.

 

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