Vive le papier!

PDA vs papyrus?

Sera-ce le nouveau iPhone ou le plus récent Palm Pilot? Ou encore le BlackBerry dernier cri? Le choix de votre Personal Digital Assistant ou PDA peut s’avérer tout un casse-tête. Mais comme il est vraiment essentiel pour tout être civilisé d’en avoir un, alors plongeons! Et crachons le 400, 500 ou 700$ requis pour faire partie de cette caste sélecte que sont devenus les geeks nec plus ultra.

Vraiment?

Je suis encore à l’agenda papier et je survis très bien. Mieux même que certains de mes compères qui n’ont pas encore fini de lire le volumineux manuel de l’utilisateur. Oh, j’avoue, j’aimerais bien avoir le nouveau iPhone avec iPod intégré et le menu déroulant. Et j’avoue également que la synchronisation avec l’ordinateur est vraiment, mais alors là, vraiment géniale pour pouvoir dire à mon client, en tout temps, si je serai disponible dans 6 mois, 3 jours et 4 heures pour le rencontrer… Allons bon!

Et qu’arriverait-il si je ne pouvais communiquer ipso facto ma disponibilité des prochains mois ou de la prochaine semaine? Même les gens qui se tiennent devant leur ordinateur ne peuvent fréquemment pas garantir leur disponibilité. Même en voyant leur horaire!

« Oh, je ne peux te le garantir, tu sais, nous avons tellement de réunions…»

«Oui, oui, mais je sais que mon boss a de gros projets pour moi alors…»

«D’accord pour lundi prochain. Je suis en triple-booking ce midi-là, mais ceux qui ont planifié tout ça annulent souvent à la dernière minute. Je te réserve ça! Promis!»

Serait-il possible que les gadgets électroniques ne puissent garantir l’horaire? Quelle serait donc cette variable presque magique qui pourrait garantir le respect des engagements?

Vos priorités. Pas les miennes. Pas celles de votre patron. Les vôtres!

Revenons à la question du début. Est-ce qu’un PDA est essentiel à la vie sur Terre? Non! Dans le même ordre d’idée, j’ose faire la suggestion hérétique suivante?: Un PDA non, mais un agenda oui. Oui!

Un agenda ou tout autre système de suivi efficace et personnel. Personnel dans le sens que ce système, quel qu’il soit, répond à vos attentes. Pas les miennes ou celles des compagnies d’agenda qui investissent des millions en publicité pour essayer de vous convaincre qu’il vous faut leur produit. Vos attentes.

Pas besoin de cartable en cuir de genuine (cet animal mythique aux pattes de gauche plus courtes qui marche à flanc de montagne toujours dans la même direction pour être à niveau… Because les pattes plus courtes bien sûr! Vous savez, c’est le cuir le plus utilisé pour tout! C’est écrit partout?: Genuine leather… cuir de genuine!). Pas besoin de formulaires spéciaux pour les réunions, les achats, le suivi des chèques, le kilométrage, les idées-cadeaux, etc. Mais il est primordial que vous vous y retrouviez!

Mais je vous préviens tout de suite?: Les petits bouts de papier écrits à la sauvette ne fonctionnent pas. Ils se perdent, se chiffonnent et n’ont tout simplement pas l’air assez importants pour que vous y accordiez toute l’importance voulue.

Je suis un fervent admirateur des agendas papier. Reliés ou à anneaux, mais papier. Je me rends compte que, malgré ma propension à essayer tous les nouveaux gadgets, l’agenda papier demeure l’outil de prédilection pour ma réflexion quotidienne et hebdomadaire. Le crayon à mine et la feuille de papier. La liste qu’on crée et qu’on édite. La liste de choses à faire, de rêves et de projets futurs, la liste qu’on conserve et qu’on relit souvent.

Qu’on conserve.

Là est le secret de l’agenda par rapport aux petits bouts de papier qui aboutissent dans la laveuse sous forme de tapons inutilisables au fond d’une poche. L’agenda vous permet de conserver vos listes et de faire le suivi. L’agenda vous libère de cette pression que nous avons tous de peut-être oublier quelque chose. Loin d’être un outil contraignant, l’agenda bien sélectionné vous portera vers de nouveaux sommets. L’important est la sélection. Parlons-en.

L’outil de toute fonction doit être adapté à l’utilisateur. Vous le voulez comment votre outil? Léger? Complet? Versatile? En cuir rouge ou vert? De type couteau suisse, c’est-à-dire avec des pochettes variées pour vous permettre de ne plus utiliser votre sac à main? Tout est possible aujourd’hui!

Vous pouvez trouver un agenda qui marie le traditionnel avec le contemporain et qui inclut une pochette à cellulaire ou PDA, une bandoulière (car tout ça finit par peser lourd!) et un espace pour le parapluie (en fait, je l’invente celle-là, mais ça ne saurait tarder!).

Au-delà de tous ces artifices, voici les éléments essentiels selon yours truly.

1- Une page de rendez-vous hebdomadaire. Pas quotidien, hebdomadaire. La semaine sur une page vous permet de voir venir les coups.

2- Une page pour les to-do pour la semaine. Pas pour la journée! La semaine! Pour les mêmes raisons qu’en haut.

3- Une façon de planifier les to-do dans les blocs de temps de la semaine. Une liste de choses à faire ne demeure qu’une liste si vous ne planifiez pas les actions dans votre semaine. Rappelez-vous le BATO?: Quels sont vos Buts (de la semaine)? Quelles sont vos Actions à entreprendre (cette semaine)? Combien de Temps est nécessaire (cette semaine)? À quel moment (de la semaine) pourrez-vous Organiser cette action?

4- Une façon de pouvoir faire le lien entre les items de la semaine passée, la semaine en cours et la semaine qui vient. Car vous ne pouvez presque jamais tout compléter chaque semaine. Donc, il faut pouvoir planifier par en arrière (révision de la semaine passée) et par en avant! Bref, il faut pouvoir utiliser la RAME! Le processus de Révision, d’Ajout, de Modification et d’Épuration mentionné dans la chronique #10.

5- Pas de 5.

C’est tout!

Hideusement simple. Et disponible commercialement! En fait, il faut un 5, un moyen d’écrire ce qui vous passe par la tête. Certaines personnes le font dans l’agenda, d’autre dans un livre de notes séparé. Bon, c’est votre choix.

Un agenda n’est donc pas un boulet. Au contraire! Lorsque vous aurez appris à bien utiliser ce précieux outil, vous vous sentirez tellement libre! Il faut de la rigueur et de la discipline, bien sûr, mais vous aurez compris depuis belle lurette que sans système organisé, vous ne pouvez être efficace.

Que ceux qui croient que la créativité et la discipline ne vont pas de pair aillent voir les champions créateurs. Quels qu’ils soient! Vous verrez, dans tous les cas, une grande rigueur et une grande discipline. Pas dans tous les domaines, mais dans leurs domaines d’expertise. Ce qui peut paraître contraignant pour les uns est libérateur pour les autres. Vous connaissez sûrement un gestionnaire au fouillis indescriptible qui vous assure qu’il ne peut travailler autrement. Demandez-lui ce qu’il fait la fin de semaine. Qu’il soit passionné de pêche ou coach de soccer, vous verrez qu’il passe très probablement un temps fou à prévoir dans les moindres détails ses activités de loisirs et qu’il excelle à tout organiser de manière systématique.

Bref, on revient à cette variable magique… Les priorités. Vos priorités. L’agenda vous sera très précieux pour les réaliser.

Seulement 4?% des exécutifs planifient efficacement chaque semaine. Quel est, selon vous, le taux de succès de ceux qui planifient, de ceux qui ne planifient pas? Bingo.

De quelle gang voulez-vous faire partie?

Devoir de la semaine

Quel genre d’outil de planification de réussite utilisez-vous?

Pourquoi résistez-vous à l’agenda?

Quels seraient les bénéfices directs d’une meilleure planification?

Quel genre d’effort est nécessaire, réellement, pour que vous commenciez à utiliser de façon régulière un agenda?

Si vous avez besoin d’aide pour choisir un agenda, appelez-moi. J’utilise un agenda depuis février 1998. Et je les ai encore tous! Mais j’ai d’autres qualités!

Citation de la semaine

« La plus pâle des encres est plus visible que le plus chers de nos souvenirs. »   Proverbe chinois

Par François Lavallée M. Sc.

 

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