Bref rappel

cc ou bcc??

Où en êtes-vous avec la gestion de vos courriels? Depuis bientôt 1 an, je vous encourage à prendre le contrôle de votre vie. Et les courriels font maintenant partie de votre vie…

Big time!

Il n’y a rien de mal là-dedans! Le courriel est un outil exceptionnel pour communiquer…

…avec des gens à distance

…des dossiers rapidement

…avec un groupe

…faire un rappel, un suivi sans trop harceler (ou avoir à subir un revers téléphonique du genre long soupir langoureux…).

Bref, un apport technologique indispensable. D’ailleurs, une excellente amie me disait récemment avoir eu un insecte de système (ouais, un « bug »!) et n’avoir pu accéder à son courriel pendant 10 semaines. L’horreur!

Le courriel fait vraiment partie de notre vie professionnelle.

Mais quand même! La modération a bien meilleur goût (au risque de plagier la SAQ!). Envoyer un courriel chez son voisin de cubicule frise le ridicule! La marche, ça existe encore! Et cela a un effet bénéfique sur les relations de travail et sur le système cardio-vasculaire! L’utilisation du courriel ne devrait pas remplacer le contact humain. La vitesse, c’est bien beau, mais il y a des limites de vitesse sur l’inforoute également! Un courriel ne devrait jamais remplacer un «Bonne Fête» en bonne et due forme pour un collègue du même édifice.

Franchement! Oubliez les cartes électroniques et bougez un peu! Un sourire virtuel ne vaut rien en comparaison de la vraie chose. Et de toute façon, vous vous plaignez sûrement de trop avoir de courriels! Pourquoi contribueriez-vous à l’overdose alors que la courte promenade au bout du corridor vous fera tant de bien? À vous et à l’autre!

Mais revenons à la gestion des courriels. J’ai hésité avant de vous en reparler, mais lorsque j’ai reçu un newsletter du gourou de la gestion de temps récemment, je me suis dit: On y va! En effet, si M. Allen se donne la peine de nous envoyer un bulletin spécial sur ce concept, c’est qu’il y a là matière à en reparler!

Peut-être est-ce dû à la nature palpitante des courriels? Peut-être est-ce dû à un intérêt maladif et obsessif du suivi? Ou peut-être est-ce dû simplement à un problème chronique de gestion des priorités!!

Je me donne comme routine annuelle d’écouter un programme audio de gestion du temps ou de lire un livre ou deux. Et devinez quoi? À chaque année, je dois me redonner une tape au derrière pour me remettre sur le droit chemin. Il est tellement facile de glisser sur ce terrain mou! Les mots clés sont rigueur et discipline!

Rigueur : Respecter les petits trucs brillants que les gourous de la gestion des priorités ont découverts et essayés et qui marchent.

Discipline : Utiliser les petits trucs, jour après jour.

Des deux mots, le dernier est le plus difficile.

Bien sûr! N’allez pas me dire que classer des courriels est difficile ou complexe! Le faire chaque jour, haha, ça c’est une autre histoire!

Reprenons donc le truc et ensuite donnons-nous des outils pour nous discipliner.

La méthode

1- Déterminer un temps pour faire votre ménage. 2 heures suffisent. Trop long? Pas le temps? Annulez un meeting qui ne vous tente pas et qui ne donnera probablement aucune valeur ajoutée à votre journée. Arrivez en retard un matin (vous savez, la circulation est vraiment mauvaise certains jours). Levez-vous à 5:00 et préparez-vous un café (ou douze!). Fermez les yeux et sautez!

2- Activer la fonction de lecture en direct de votre logiciel de courriel, i.e. vous n’aurez pas à double-cliquer sur chaque courriel.

3- Prenez une action immédiatement lorsque vous lisez les courriels. Voici les actions à prendre:

A- Poubelle

B- Action immédiate

C- Action reportée

Un peu de détails.

Poubelle: Jetez immédiatement tout courriel inutile du genre pourriel, cc ou encore ces annonces qui vous vantent les mérites de ce jouet aux allures douteuses.

Action immédiate: Signifie que vous pouvez en moins de 2 minutes agir sur le courriel.

Exemple d’actions immédiates: Retour de courriel, accepter un engagement dans le calendrier, refuser un engagement, donner une réponse courte à une question, faire un coup de téléphone, confirmer une information, déléguer une action (attention au suivi!), etc.

Mais également: Décider de classer un document, faire imprimer un document pour lecture, reporter un rendez-vous, déplacer des engagements, etc.

Tout ça doit être fait à la lecture du courriel. Une fois l’action complétée le courriel est effacé ou archivé. On ne laisse jamais un courriel traité dans le in box!

Les Actions reportées sont quant à elles un peu plus complexes:

– Une réponse qui demande de la recherche,

– Une action qui nécessite une consultation à plusieurs,

– Un projet qui s’échelonnera sur plusieurs heures/jours,

– Un suivi qui est en attente d’une réponse,

– Etc.

Que faire? Le truc classique de David Allen. Créez un dossier dans votre classeur courriel: @Attente. Tout ce qui requiert une action de quelqu’un d’autre ira là-dedans. Un exemple?

«Salut chose! Quand pourras-tu me donner des nouvelles sur le projet X??» Vous n’avez pas la réponse? @Attente! Lorsque vous ferez la revue de ce dossier, si vous avez la réponse, vous pourrez alors lui envoyer. Pendant ce temps, ce courriel ne demeure pas dans votre in box et n’embrouille pas votre champ de vision. Mais en même temps, vous ne perdez pas le précieux courriel et votre suivi sera fait en temps et lieu! Quelle fleur pour votre réputation!

Prochain dossier à créer?: @Action.Lorsque l’Action est plus longue que 2 minutes, vous devez quand même vous assurer de la compléter en un temps opportun. Glissez simplement le courriel dans le dossier @Action. Lorsque vous ferez la revue de ce dossier, vous pourrez alors traiter l’action comme il se doit. Vous pourrez alors:

– Scinder l’action en plusieurs parties,

– Déléguer et faire le suivi de l’action,

– Réserver des blocs de temps dans votre calendrier,

– Planifier l’exécution,

– Etc.

Une variante de ce dossier est @?Urgent. Important si vous avez tendance à ne pas faire la revue des dossiers, @Attente et @Action assez souvent. Attention cependant, tout n’est pas urgent!!! Je ne recommande pas l’utilisation de ce dossier aux gens moins disciplinés. Vous ne ferez que déplacer vos courriels du in box à @Urgent.

Encore une fois, assurez-vous de vider votre in box pour ne pas embrouiller votre champ de vision. Vous verrez, ça libère l’esprit!

Le dernier dossier est intéressant. @?Lecture. Tout ce que vous recevez et désirez lire dans un futur proche ou éloigné (ou très éloigné, mais vous ne pouvez vous décider à flusher le rapport annuel de la compagnie, bon!). Pouf! @Lecture.

Et vider un peu plus votre in box.

 

Devoir de la semaine

1- Appelez-moi ou écrivez-moi pour me rassurer et me dire que oui, ça marche.

2- Donnez-vous un défi: Mettez ça en pratique pendant 3 semaines. Écrivez-moi pour que je fasse un suivi avec vous dans 3 semaines.

C’est un défi!

Citation de la semaine

« First say to yourself what you would be; and then do what you have to do. »   Epictète

Par François Lavallée M. Sc.

 

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