Les scouts ne repeignent jamais les murs en prévision d’une visite. Les murs sont toujours propres et intacts.

Les scouts ne font pas le ménage juste avant que les invités n’arrivent. La maison est toujours bien rangée et sans poussière.

Les scouts ne font pas de mise à jour de l’éducation de leurs enfants avant que la belle-mère n’arrive. Seulement quelques conseils de dernières minutes pour empêcher la progéniture de se gaver des bonbons de grand-maman pour devenir ensuite des monstres d’hyperactivité incontrôlable… Ok, ok, je sais que le sucre qui active est un mythe, mais les mythes ont la couenne dure!

Les mythes ou les mites. Mites comme dans bibittes. Celles qu’on retrouve partout dans nos usines. Pas les insectes! Non! Nos programmes d’extermination en prennent bien soin. Non, je parle des vraies bibittes, les « cans » de vers et autres vermines qu’on peine à cacher devant l’inspecteur.

Le plus drôle dans toutes nos histoires de préparation aux inspections est le fait qu’on se prépare à répondre par des arguments béton lorsque l’inspecteur trouvera nos « bibittes ». On se prépare au pire!

Et pourquoi?

Oui, pourquoi se préparer à faire face à l’inspecteur avec nos gros canons plutôt que de faire face aux « bibittes » elles-mêmes? Lorsqu’on demande à des spécialistes ou experts de leur secteur quels sont les problèmes potentiels pendant l’inspection à venir, ils répondent rapidement par une liste longue comme leur bras. La même question, posée aléatoirement à un employé du secteur en question, génèrera sensiblement la même liste… seulement un peu plus longue. Bref, nous sommes, collectivement, conscients de TOUS nos problèmes.

Et nous avons, collectivement, TOUTES les solutions.

Les systèmes d’audits internes ont de plus été mis en place pour éviter que ces « bibittes » ne sortent pendant les inspections réglementaires « officielles ».

Alors, la question se pose. POURQUOI?

Les scouts nous montrent la voie. Toujours prêts!

En termes clairs, voici donc une liste loin d’être complète de quelques items d’action.

  • Formation : Sur les BOF, sur les procédures et la bonne formation au bon moment, pour les bonnes personnes, au bon moment.
  • Procédures : Présente lorsque nécessaire, en version courante, révision régulièrement, disponible pour consultation, écrite dans un langage courant compréhensible.
  • Entretien : Entretien préventif complété, salles et équipements nettoyables, nettoyés et identifiés comme tels, demande de travail
  • Documentation : Déchiffrable, organisée, congruente, permanente, accessible intellectuellement, rapidement écrite, fiable, sans intermédiaire (post it, etc.), complète, textuelle et simple! ET par-dessus tout, respectée et comprise par tout le monde.
  • Investigation, OOS, etc. : Fermées à temps!
  • CAPA : Avec emphase sur le P!

Bon je m’énerve encore?.

En fait, la devise des scouts revient me hanter à chaque fois que je parle à des collègues et clients qui sont victimes d’irruptions cutanées (ils font des boutons!) après une réunion avec le comité de gestion. Combien de fois un audit interne a-t-il mis en lumière une situation problématique qui fut étouffée au profit… du profit? Combien de fois les préoccupations à court terme ont-elles été prédominantes et à l’encontre du respect de la conformité? Combien de fois, disons-le franchement, les bonis annuels ont-ils pris le dessus sur la bonne chose à faire?

Imaginez un scout, seul, face à un ours affamé émanant de vagues odeurs de détritus en décomposition avancée. Un scout de 46 kg. mouillé qui penserait « hmmm la prochaine fois, je ne négligerai pas ma session de course à pied en forêt et je lirai mieux mon manuel de survie, chapitre Détection olfactive des ours dégageant une odeur de pourri? »

Les scouts avaient raison!

Nous devons être toujours prêts.

Nous pouvons être toujours prêts.

Nous avons la réglementation.

Nous avons des procédures.

Nous avons des spécialistes et experts qui observent nos sites à l’interne.

Nous avons, par-dessus tout, une équipe de gens dynamiques et, oui, motivés à travailler de façon méthodique et conforme.

Et nous savons que des ours mal léchés viendront nous visiter. Hmmmm… restons respectueux et au figuré.

Les scouts avaient raison!

Nous devons être toujours prêts.

Nous pouvons être toujours prêts.

Ah oui, et de façon interactive.

Pour paraphraser Chrchill qui scandait sa philosophie de vie en 7 mots :

 « Never give up. Never, never give up! »

« Toujours prêts! Toujours, toujours prêts!

Parole de scout.

Et vous?

Avez-vous un programme de préparation aux inspection?

Vos employés sont-ils prêts à recevoir les inspecteurs?

Vos systèmes sont-ils régulièrement et systématiquement ré-évalués?

Par François Lavallée, M. Sc.

 

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