Des interactions magiques dans l’organisation intelligente ?
L’organisation intelligente ?
Dans notre monde où les structures organisationnelles rigides empêchent les initiatives personnelles et professionnelles ?
Des …interactions …gulp… magiques ?
Dans notre univers où la peur organisationnelle règne en maître ?
Comment une équipe peut-elle réagir rapidement à son environnement et aux demandes du marché… par des interactions magiques ?
Magiques ? Vous avez bien dit : magiques ?
En collaboration avec Harold Jarche, j’ai récemment fait une expérience révélatrice. En simulant une situation typique au boulot, nous avons pu mettre en lumière quelques conclusions rigolotes et moins amusantes tout en indiquant une voie à suivre aux participants. Et en démontrant qu’il y a définitivement une lumière au bout du tunnel et que cette lumière n’est pas un train conduit par un gestionnaire autocratique et despotique !
Imaginons une scène reliée au travail : un directeur d’opération indique à ses chefs subordonnés qu’il faut maintenant réaliser des ressources en suivant une série de guides spécifiques dictés par le siège social aux États-Unis. Que ce soit au niveau des achats stratégiques, des audits de fournisseurs, de l’entretien préventif des équipements, de coupure de personnel, de planification de vacances…. ah tiens… je l’aime bien cette dernière….
La planification des vacances !
Chaque année les gestionnaires des entreprises rencontrent le même problème. Voici un cas typique :
- 347 employés
- 2 à 6 semaines de vacances par employé
- Pas plus de 3 semaines à la fois…. sauf pour les aidants naturels qui supportent un proche parent malade dans la famille (il y en a 7 dans l’Entreprise)
- Au moins 2 semaines doivent être prises pendant la période du 15 juin au 15 septembre.
- Tout le personnel des opérations directes avec les clients doit prendre leurs vacances pendant la période de fermeture [vacances de la construction]
- On ne peut accumuler des semaines de vacances non prises c.-à-d. il faut donc obligatoirement prendre les semaines allouées à chaque année
- 1 semaine de vacances est permise [pour ceux qui en ont] pendant les Fêtes hivernales.
De plus, les gestionnaires des équipes doivent s’assurer que l’allocation des vacances ne perturbera pas les autres services de l’entreprise.
Ah oui, le service de l’Entretien ne peut prendre de vacances pendant la fermeture de l’usine… ce sont EUX qui font l’Entretien après tout.
Oh, et le service informatique requiert un préavis pour l’installation des mises à jour des logiciels de gestion des ressources…
Vous voyez le topo…
Les lecteurs qui ont vécu en entreprise quelques années savent que ce casse-tête génère bien des maux de tête aux gestionnaires. Ce processus s’étend sur plusieurs semaines et plusieurs mécontents se retrouvent avec une période de vacances moins désirable que prévue. Billets d’avion et voyages reportés sont monnaie courante.
En passant, je vous invite à utiliser un outil qui vous aidera énormément lors de la préparation de vos vacances. Il s’agit du Guide de préparation aux vacances que vous pouvez vous procurer sur notre boutique.
Et le temps passé à « essayer » de gérer cette situation et les affres psychologiques qui suivent est ….trop long.
Notre simulation en groupe n’impliquait rien d’aussi complexe… en apparence.
Nous demandons simplement à chaque personne de l’auditoire [environ 30 personnes] de sélectionner mentalement deux autres personnes du groupe, en silence et sans donner d’indice visuel de leur choix. Virements de tête, déplacement sur les chaises, sourires et interrogations.
Les consignes suivantes furent énoncées :
Nous sortons dehors [l’histoire se passe au Québec en mars, période où habituellement la neige est chose du passé… sauf cette année où le printemps tarde à se pointer le nez ..bref… une journée relativement fraîche à -4℃] avec nos manteaux d’hiver.
Vous vous regroupez en 4 équipes [7-8 personnes par équipe].
Une fois dehors nous demandons à chaque équipe de nommer un gestionnaire.
Nous demandons aux quatre gestionnaires d’assister à une réunion impromptue.
Pendant ce temps, les équipes grelottent docilement sous une douce brise… douce, mais froide.
Chers gestionnaires, nous avons reçu des consignes du siège social. Vous êtes responsables de placer chacun de vos employés en relation avec les deux personnes qu’ils ont choisies pour faire un triangle équilatéral dans l’espace. Déplacez-les le plus rapidement possible. Bonne chance.
Ah oui… votre bonus en dépend ! Les triangles de toute la compagnie doivent être parfaits.
Et le plaisir commença !
Chaque gestionnaire reçut la même information.
Ils étaient tous présents à la même « réunion ».
Chaque gestionnaire a spontanément agi de façon naturelle. Certains sont plus diplomates. D’autres, plus autoritaires. Certains sont plus directeurs, d’autres plus consultatifs.
Un des quatre a rapidement dit : « Ça ne finira jamais ! »
En effet ! Car, à chaque déplacement d’un employé pour le connecter à ses deux choix de pointes de triangle, les autres personnes qui l’avaient choisi devaient aviser leur gestionnaire qu’ils n’étaient plus en position équilatérale avec lui ! Chaque déplacement avait potentiellement comme impact de devoir forcer le déplacement des deux autres pointes de ce triangle.
Après 4 minutes de tentatives, certains gestionnaires semblaient avoir terminé, mais d’autres continuaient à penser à la meilleure façon de tout organiser.
Une autre « réunion » termina l’exercice. Une seule question : vos triangles sont-ils tous parfaits ?
Trois gestionnaires ont dit oui et un autre a répondu par la négative.
Donc, pas de bonus pour personne puisque tous les triangles de la compagnie ou du groupe ne sont pas parfaits !
Pendant ce temps, les « employés » sont restés dans la confusion et l’inconfort. On peut même entendre dans la vidéo certaines personnes avouer : “Je ne comprends rien !” ou “Qu’est-ce qu’il faut faire ?” ou simplement “Pourquoi on fait ça ?”
On peut même voir un gestionnaire se gratter le menton en désespoir de cause !
Exercice terminé.
Temps requis pour presque réussir : 4 minutes 15 secondes
(les plus perspicaces auront remarqué qu’il manque environ 40 secondes au début…que voulez-vous, le temps de terminer le compte-rendu de la réunion et de démarrer la caméra…)
Nous avons volontairement omis d’expliquer les conclusions de tout cela pour entretenir le malaise !
Suite à une présentation plus traditionnelle, nous avons invité les gens à un deuxième exercice.
Nous leur avons demandé de sélectionner deux personnes dans le groupe. Pas les mêmes que pour la première partie. En silence.
Aucun son ni geste n’est permis pour la suite des choses.
Au moment de les inviter à sortir, une consigne additionnelle est lancée : pas de manteaux !
Rappelez-vous : ils grelottaient en cette fraîche journée de fin d’hiver québécois.
Et ils grelotteront encore quelques jours … la suite est ici !
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