Les BPF en vacances

Une source de vie.

Relâcher ne serait-ce qu’un moment la conformité et vous obtenez une déviation, un rappel, une mort d’homme.

Et pourtant, à l’approche des vacances, que voit-on?

1- Une accélération de la production pour augmenter les stocks et éviter les pannes d’approvisionnement pendant la fermeture d’été. Fermeture essentielle, s’il en est une, pour finaliser les tâches d’entretien (certaines ayant tardé pendant les mois précédents!), installer de nouveaux équipements (la presse antédiluvienne fait un voyage!) et remplacer les filtres HEPA (si les échangeurs d’air de nos maisons requièrent 2 changements par année, ceux de nos usines en méritent au moins autant!).

2- Une fébrilité généralisée de tous. La fermeture approche! Les vacances approchent! Et tout cela n’est pas seulement accompagné par le sentiment du devoir accompli et l’anticipation de la période de repos, mais également par la panique de devoir quand même tout faire avec une équipe réduite.

3- Des formations accélérées pour les remplaçants des vacanciers. Bien sûr, les vacances arrivent à peu près à la même date chaque année. Bien sûr, la relève de l’an dernier a généré « quelques » erreurs et on s’était promis de ne plus recommencer et on s’était promis de mieux planifier la formation des étudiants cette année… Bon, on fera mieux l’an prochain.

4- Des crampes dans les doigts. À force de se les croiser en souhaitant à tous les dieux que rien n’arrive pendant votre absence?

Quand cesserons-nous d’être amblyopes et de refuser de voir la réalité en face?

Se fermer les yeux devant la réalité des vacances est de refuser de livrer nos produits avec le niveau de qualité requis. Point final.

Si la réglementation spécifie qu’un nombre adéquat d’employés doivent être présents pour accomplir les tâches requises?

Si la réglementation mentionne que la supervision est requise pendant tous les quarts de travail?

Si la réglementation exige que des systèmes de contrôle de qualité soient en place?

La réglementation devrait peut-être aussi exiger et spécifier des mesures spéciales pour les périodes d’effervescence comme les vacances.

En sommes-nous vraiment rendus là?

Oh, j’en entends quelques-uns qui s’exclament en protestant que bien peu de choses brisent ou sont échappées pendant les vacances. Que la plupart des choses sont accomplies adéquatement ou presque, que les déviations seront attrapées avant que l’irréparable ne se produise au retour des vacances (à grand prix sur la santé des vacanciers et éliminant très rapidement l’effet bénéfique des vacances en question, incitant incidemment la consultation des courriels et l’utilisation du BlackBerry pendant les vacances?). Les résidus de déviation des vacances sont comme les esquilles non détectées lors d’une fracture. On ne les voit pas toujours, mais on sent la douleur qu’elles provoquent et qui dure, qui dure?

Que faire?

Une solution vite fait : Éliminer les vacances! Après tout, ces quelques semaines causent plus de tort que de bien.

1- Remplacer les 2 ou 3 semaines consécutives par de longs week-ends

2- Entraîner les employés à travailler 10-12 heures par jour pour avoir des semaines de 4 jours productives

3- Engager des surnuméraires pour chaque poste clé?

Dois-je continuer dans mes élucubrations?

Certaines solutions sont beaucoup plus simples quoique nécessitant une meilleure planification des opérations.

Déterminer les postes clés et sélectionner 2 remplaçants, une relève solide.

Former ces remplaçants et leur offrir quelques semaines par année pour rafraîchir leurs connaissances

Bénéfices : Augmentation de la motivation au travail, relève prête pour les absences prolongées (maternité, maladies, vacances), déviations en chute libre, organigramme et arbres des responsabilités à jour!

Mettre en place un programme de formation des étudiants et identifier spécifiquement les tâches qui seront couvertes par ce programme. On ne remplace par un employé d’expérience par un étudiant ayant lu les 34 procédures requises!

Offrir une période de vacances plus longue.

Ah oui… Les vacances sont nécessaires pour se ressourcer. Les week-ends de 3 jours ne sont PAS des vacances. Les vacances sont nécessaires, voire essentielles, et de nombreuses recherches le démontrent (trop nombreuse pour en faire une liste complète). Nécessaire pour les travailleurs, ceux-là même responsable de la conformité et de la qualité de nos produits.

La conformité ne prend pas de vacances.

Vos employés, si.

Planifiez donc cette période comme vous le faites si bien avec les autres systèmes qualité de votre entreprise.

Car, après tout, les employés sont LE système qualité le plus important de votre organisation. Celui qui assure la pérennité de tous les autres systèmes.

Si la fermeture de votre usine est une obligation

Si les sauvegardes de vos données sont une obligation

Si les audits et autres vérifications sont une exigence

Les vacances sont un passage obligé… et RENTABLE vers l’atteinte de la conformité!

Qu’en pensez-vous?

Comment gérez-vous la conformité pendant les vacances?

ESQUILLE : http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/esquille/

Amblyope : http://fr.wikipedia.org/wiki/Amblyopie

Vacances : http://www.businessweek.com/magazine/content/07_21/b4035088.htm ,   http://www.informaworld.com/smpp/content~db=all~content=a788691420

Par François Lavallée, M. Sc.

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