Chaque communauté de pratique doit se doter d’un parrain.

Une personne-ressource responsable du bon fonctionnement du groupe. Une personne qui aura comme tâche de faire les suivis.

Une personne qui consacre plusieurs heures par mois à la communauté de pratique?

Une personne qui, en fait, a plusieurs rôles et responsabilités…

Rôles et responsabilités du parrain

Évaluer les besoins de la communautés

La formation d’un comité consultatif s’avère une piste intéressante. Quelques représentants de la communauté de pratique pourront discuter des besoins et orientations du groupe en compagnie du parrain. Quelques heures sont nécessaires entre les rencontres du groupe pour planifier les activités

Solliciter les membres courants et potentiels

La sollicitation n’est pas un mot à la mode! En cette période de spam et de sur-information, la sollicitation n’en demeure pas moins essentielle. Un afflux de nouveaux membres garantit la pérennité de la communauté de pratique au fil des ans.

Les membres courants ont aussi tendance à oublier les rencontres à l’occasion. Relancer ces membres est une responsabilité importante où le parrain doit trouver l’équilibre entre un rappel amical et le harcèlement!

Gérer les inscriptions

Le parrain doit mettre en place un processus d’inscription simple et efficace pour les rencontres. Je favorise les outils internet de type www.doodle.com. Ces applications web sont faciles à utiliser autant pour l’organisateur que les utilisateurs. Une fonction d’exportation vers Excel ou votre calendrier optimise le processus d’inscription.

Il va sans dire que le processus d’inscription est d’une importance capitale pour que la rencontre soit un succès. Autant pour confirmer le nombre de couverts pendant les repas que la quantité de documents à photocopier ou même la dimension et la disposition de la salle, la liste de participants devient un incontournable.

Les participants apprécieront avoir une copie de cette liste pour de futurs contacts.

Organiser les rencontres

Une rencontre de plusieurs dizaines de personnes qui dure une demie-journée ou une journée entière mérite qu’on y consacre tous ses efforts. Certaines activités récurrentes peuvent faciliter la tâche de l’organisateur. Des brise-glaces, des activités de réseautage, de courts ateliers de discussion, autant de capsules qui feront partie du gabarit de base d’une rencontre dynamique et qui facilite le travail.

Le parrain sera souvent la personne contact avec les conférenciers. Ces derniers sont recommandés par les membres du comité consultatif ou par les participants des rencontres. Prendre contact, confirmer les frais, valider le contenu de la présentation et informer le conférencier des attentes de la communauté de pratique, autant de tâches que le parrain doit s’acquitter assez longtemps avant la rencontre pour que le conférencier s’adapte… ou abdique! Dans ce dernier cas, assez rare cependant, le parrain devra trouver une alternative.

Préparer la documentation lorsque requis

Une chose aussi simple qu’un agenda de la rencontre avec un espace pour prendre quelques notes et items de suivi (téléphone, courriel, site web). Des photocopies d’exercices, des listes de livres, des « flip charts », etc.

Préparer également les documents qui pourraient être acheminés aux participants après la rencontre.

Animer et faciliter les rencontres

Ah… la magie de l’animation. Le parrain peut avoir à jouer ce grand rôle. Ou du moins avoir la tâche de trouver le bon animateur. L’animateur va créer l’atmosphère de la rencontre. De l’animateur/facilitateur traditionnel qui lit les biographies des conférenciers et introduit professionnellement les activités à celui-ci, totalement à l’opposé du spectre, qui fera lever la foule, chaque groupe, chaque communauté de pratique a des besoins particuliers à cet égard.

Évaluer les rencontres

Les évaluations de la satisfaction sont un outil précieux pour vous permettre d’ajuster les rencontres d’une fois à l’autre. SOYEZ PRÉCIS! Permettez aux participants d’évaluer chaque activité, mêmes celles qui durent seulement 15 minutes. Les énergizers, brise-glaces ou autres activités dynamisantes sont une des clés de l’atmosphère du jour. Ne négligez pas leur impact.

Assurez-vous d’avoir des espaces « commentaires » à plusieurs endroits. Ces riches sources d’information vous donneront le ton et permettent à vos participants de partager leurs émotions.

Sondage en direct ou en ligne? Je vous suggère les outils internet puissants du genre www.surveymonkey.com ou www.zoomerang.com. Offerts en version gratuites ou payantes, ces outils font partie de la boîte à outil des parrains de communautés de pratique

Faire le suivi des actions

Un « must »! On vous évaluera là-dessus. Vous promettez d’envoyer un document? FAITES-LE! Vous promettez un sondage de satisfaction. FAITES-LE! Et soyez réaliste dans vos promesses?

Un truc : le PUSH-PULL. Vous préparez un document, vous compilez des résultats de discussions? Promettez de les envoyez à quiconque vous écrira. Si personne ne vous écrit… pas d’envoi.

Avantage 1 : Si personne n’écrit… ne préparez pas le document. Gain de temps pour vous.

Avantage 2 : Un bon test du niveau d’engagement de vos participants et de l’intérêt pour le document en question.

Entretenir les réseaux virtuels et groupes de discussions

LinkedIn, Facebook, Twitter ? Gardez la flamme vive ! Les discussions qui pourraient surgir sur les groupes de discussions seront une source d’information précieuse pour vous et les membres.

Le blogue est le roi des nouveaux médias sociaux! Le truc : Contribuer en partageant quelque chose de valable pour vos membres… gratuitement !

Espace d’entreposage des documents

Les documents peuvent également être mis à la disposition des membres via de multiples sites de partage d’information. À défaut d’avoir un site Web privé (et coûteux), ces sites de partage sont faciles à entretenir et sont la plupart du temps gratuits. www.megadownlaod.com et www.dropbox.com en sont quelques-uns.

Par François Lavallée, M. Sc.

 

* Pour lire les autres articles de la série sur les communautés de pratiques

* Hyperlien des autres articles de la série
https://www.aliterconcept.com/blog/aliter_sensa/les-communaute-de-pratique-partie-1/
https://www.aliterconcept.com/blog/non-classe/les-communautes-de-pratique-partie-2/
https://www.aliterconcept.com/blog/non-classe/les-communautes-de-pratique-partie-3/
https://www.aliterconcept.com/blog/communaute-de-pratique/communaute-de-pratique-4/
https://www.aliterconcept.com/blog/communaute-de-pratique/communaute-de-pratique-5-l-essouflement/
https://www.aliterconcept.com/blog/aliter_sensa/communaute-de-pratique-virtuelle-ou-reelle-6-suite-et-fin-dune-serie-publiee-en-2009/

 

* Quelques autres…
https://www.aliterconcept.com/blog/non-classe/communautes-de-pratique-en-changement/
https://www.aliterconcept.com/blog/non-classe/la-pompe-a-eau/
https://www.aliterconcept.com/blog/non-classe/partenariat-dapprentissage/
https://www.aliterconcept.com/blog/non-classe/tribu/

 

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