Une solution à 1 dollar ?

Pff. Je vous entends me dire que ça doit être simplement un titre pour hameçonner les lecteurs.
Je vous rassure.
J’écris ce texte car l’idée m’est venue spontanément pendant une intervention récente. Elle est arrivée spontanément et s’est développée très rapidement pendant que je parlais. Tout ça a fait du sens en un clin d’œil.
J’ai donc pensé explorer cette spontanéité dans un article.

La grande question que vous devrez vous poser à la fin de l’article est la suivante :
Faites-vous confiance à vos employés/collègues/subordonnés?

Assez confiance pour leur confier 1$ sans poser de question.

Je vous préviens : la réponse est plus complexe que vous ne l’imaginez et votre réponse initiale risque de changer à la lecture de cet article.

 

Cas #1: Imaginez maintenant la scène suivante :
Un de vos collègues/collaborateurs/employés/etc doit combler un besoin matériel pour votre organisation. Un livre, des enveloppes, des crayons, un outil, du matériel informatique ou autre.
Mais pas du matériel habituel. Ce n’est pas dans la « liste » des choses pré-approuvées.
Un exemple : la souris de son ordinateur lui donne des douleurs au poignet. Il/elle décide d’acheter une souris ergonomique et un repose poignet en ligne, expédition gratuite et livré le lendemain.
À la fin de la semaine (ou du mois), vous (ou son patron) recevez le relevé de cette commande et des autres faites au cours de la même période. Le remboursement est effectué automatiquement.

 

Cas #2: Imaginez maintenant la variation suivante :
Un de vos collègues/collaborateurs/employés/etc doit combler un besoin matériel pour votre organisation. Un livre, des enveloppes, des crayons, un outil, du matériel informatique ou autre.
Mais pas du matériel habituel. Ce n’est pas dans la « liste » des choses pré-approuvées.
Un exemple : la souris de son ordinateur lui donne des douleurs au poignet.
Il/elle remplit le formulaire d’autorisation pour signifier à son patron la raison de la demande. Le patron lit la requête et demande des explications pour valider que la demande n’est pas inutile mais bien fondée. Il approuve après quelques arguments et retourne le formulaire pour initier une démarche de recherches chez les fournisseurs attitrés. Le service des achats décide d’acheter une souris ergonomique et un repose-poignet, les modèles standards dans cette situation, passe la commande et le matériel arrive 1-2 semaines plus tard. Le matériel a été acheté sans consulter la personne qui en en fait la demande et ne convient pas. Une nouvelle demande est initiée, plus spécifique et cette fois le matériel est parfait, bien que la qualité soit inférieure aux recommandations du médecin/ergonome (ben oui, parce que la douleur s’est accentuée et l’employé a dû consulter un spécialiste…).
Finalement, l’employé doit subir une intervention au niveau du tunnel carpien et ne peut utiliser sa souris pour 3 mois.

Ok, ok, j’exagère un peu la finale de la deuxième situation. Oubliez les deux dernières phrases.

 

Question:
Laquelle des deux situations ressemble le plus à VOTRE système de contrôle des achats?

Mais, me direz-vous, notre système est quand même moins pire que le cas #2.
J’en suis certain.

Mais pourquoi ai-je la douloureuse sensation que peu d’entre vous, chers lecteurs, utilisent un système qui ressemble à la situation #1?

Ah, me direz-vous, mais la situation #1 est exagérée également?
Utopie?
Anarchie?
Dépenses sans fond et faillite de l’entreprise?
Le risque de déraillement est énorme!!!

Vraiment?

 

Afin d’illustrer mon propos j’utilise des estimations grossières. Je vous invite cependant à refaire le calcul suivant en utilisant vos données réelles.

En considérant un potentiel de dépenses inutiles, combien coûte en réalité une transaction de contrôle de dépenses chez vous?

Assumons un salaire minimum (je ne peux faire une estimation plus réaliste!) de 10$/h et estimons le coût de l’achat, c’est-à-dire le coût de la transaction et non de la chose achetée. Quelle que soit la méthode utilisée pour acheter, cette chose coûte la même chose (à moins que votre service des achats ne soit très agressif avec vos fournisseurs et obtienne un rabais de 10% en les harcelant… et en renégociant chaque année jusqu’à ce que les fournisseurs n’acceptent plus ces démarches et décident de ne plus vous avoir comme client).

DONC:
Salaire minimum de 10$/h.

 

Cas #1:
Recherche sur le web : 12 minutes (on fait des chiffres ronds!) ou 0.2h: 2$
Achat en ligne avec carte de crédit : 0.1h (j’exagère ici car ça devrait être 1 minute… mais bon): 1$
Compiler les achats de la semaine/mois sur Excel: 5 minutes ou 0.1h: 1$
Envoyer le fichier Excel au service des finances pour remboursement: 1 minute… ok, 0.1h: 1$
Une fois par mois: envoyer aussi le relevé de carte de crédit attestant de la dépense : 0.1h: 1$

Total : 2+1+1+1+1: 6$.
Quand même, 6$ de transaction pour une souris et un repose-poignet de 75$.

 

Cas #2:
Recherche initiale par l’employé demandeur sur le web: 12 minutes (on fait des chiffres ronds!) ou 0.2h: 2$
Environ 20 minutes ou 0.3h pour bâtir l’argument, comparer les prix, présenter un bref rapport sur Excel: 3$
5 minutes (on arrondit à 0.1h) de marche de l’employé vers le bureau de son patron ou approbateur de dépenses: 1$
6 (on est très efficace dans cette organisation!!!) minutes de discussion entre patron (50$/h) et employé: 5$ + 1$
Approbation après quelques arguments et retour du formulaire pour initier une démarche de recherches chez les fournisseurs attitrés. Le service des achats décide d’acheter une souris ergonomique et un repose-poignet, les modèles standards dans ce genre de situation. On arrondit à 20 minutes à 3 personnes : (10$/h+20$/h+50$/h): 24$
Temps de recherche du service des achats (20$/h): 10 minutes… 0.2h ou 4$
Le service des achats passe la commande: transaction de 5 minutes ou 0.1h ou 2$
Le matériel arrive 1-2 semaines plus tard.
On comprend que l’employé travaille moins vite et prend plus de pauses à cause de la douleur… difficile d’évaluer la perte…
Le matériel a été acheté sans consulter la personne qui en en fait la demande et ne convient pas. Une nouvelle demande est initiée, plus spécifique et cette fois.
Temps de consultation du service des achats avec l’employé: 20 minutes ou 0.3h (20$/h+10$/h): 9$
Vérification du formulaire et ré-approbation: 0.1h du patron: 5$
Commande: transaction de 5 minutes ou 0.1h ou 2$

Vérification des dépenses par le vérificateur des finances qui ne comprend pas pourquoi on a commandé deux fois, demandé un remboursement, etc., etc.: 0.4h du collègue des finances à 25$/h: 10$

Total : 2+3+1+5+1+24+4+2+9+5+2+10: 68$.
68$ de transaction pour 75$ de matériel.

 

Mais ne me croyez pas… Téléchargez notre chiffrier et faites le calcul.
Et doublez-le.
Ben oui, on appelle ça le coût d’opportunité perdue… Le temps perdu à faire autre chose que ce pour quoi ces gens sont payés… Car ils ne travaillent pas pendant toutes ces tergiversations. Et on ne tient même pas compte de l’impact de l’interruption sur leur productivité quand ils se remettent à la tache.

Cette illustration n’est qu’un exemple visuel. J’ai déjà écrit sur le coût d’une décision et de l’inaction.

 

En terme plus sérieux, je devrais parler de ROI, Return on investment.

Quel serait le ROI sur un système plus risqué comme le cas #1?

En fait, il n’y aurait pas d’investissement car les dépenses seront effectuées de toute façon.
J’entendais un conférencier récemment qui disait que si le « i » est assez petit, personne ne fait le ROI.

Si on joue le jeu, le « i » est de 1$.
Une solution à 1$ donc.

 

Je propose une solution à 1$… par jour par employé.
Jean-François Zobrist en parlait dans son livre ‘La belle histoire de FAVI‘.

Imaginez que vous accordiez à chaque employé de votre organisation une petite caisse de 365$, 1$ par jour.
Chaque employé peut faire ce qu’il veut avec cet argent. Achat d’outil, de souris (la chose, pas la bête… quoique ça pourrait faire une bonne blague!), crayon, journal de bord, bonbons…
Les dépenses seraient pré-approuvées une fois par l’approbation de la petite caisse.

 

Les responsabilités de l’employé seraient simples et limitées

1 Chaque employé devrait être transparent et afficher ses dépenses mensuelles aux yeux de tous
2 Les reçus de transactions doivent être acheminés au service des finances pour vérification une fois par trimestre (il faut être conforme aux lois quand même!)
3 Pour les achats dépassant la totalité de la petite caisse, un employé doit
3.1 Consulter ses pairs pour valider l’achat
3.2 Convaincre ses pairs de combiner LEURS petites caisses pour le bien commun

 

Les responsabilités du patron sont aussi simples

1 Expliquer la vision de l’organisation
2 Démontrer de la transparence en montrant les « chiffres » de l’organisation
3 Pas de question lors des achats
4 Rencontrer un employé après l’achat (rappelez-vous, les achats sont affichés mensuellement!) pour mieux comprendre l’achat dans les cas de dépenses apparemment ridicules (je vous jure que 100$ de framboises en jujube créeront de l’émoi!)
5 Faire le calcul recommandé plus haut et montrer les économies réalisées par la confiance
6 Ré-itérer la confiance en répétant l’expérience l’année suivante

 

Potentiel de fraudes?
Oui mais faible, toujours faible.

Potentiel de dépenses ridicules?
Oui… la direction et la vision doivent être clarifiées et re-clarifiées souvent.
et pis les jujubes… C’est bon!

Potentiel d’avoir des achats frivoles ?
Oui, une fois par employé… Mais un adulte apprend la différence entre un câlin et une claque… À deux ans d’âge en général.

Potentiel d’augmentation de la productivité et de la profitabilité?
ÉNORME!!!

Potentiel d’amélioration de l’atmosphère de travail et de la coopération?
ÉNORME!!!

Risque de mauvaise gestion des finances?
Presque nul.
Après tout, TOUTES ces gens sont des adultes, paient des comptes, la plupart ont une famille et gèrent des situations bien plus complexes qu’une petite caisse de 365$.

 

J’adore les concepts d’autorégulation.
Et je crois foncièrement que le potentiel de nos collègues de travail est honteusement sous-exploité.

Le management a été mis en place pour diminuer le coût d’une transaction ou d’une opération. Nos organisations ont enflé démesurément depuis la mise en place de ces principes et doivent se redéfinir en cette ère d’information, d’automatisation et de « knowledge workers ».

Malheureusement, ceci s’oppose à la lourde tendance des niveaux médians de gestion (les fameux middle managers) de mettre en place des méthodes et processus auto-perpétuants qui leur assurent une sécurité d’emploi au sein de l’organisation tout en diminuant l’efficacité de celle-ci.

Cependant, faire confiance a toujours été payant.
Une solution à 1$ par jour va dans ce sens.
Avoir assez confiance dans la notion que chaque employé saura gérer son dollar quotidien.

L’expérience de FAVI a démontré que le concept fonctionne et évolue. Plusieurs employés ne dépensaient même pas la totalité de la petite caisse et, dans certains cas, ne la renouvelait pas après quelques années… Mais les gains de productivité et de profitabilité sont restés!

 

Faire confiance a toujours été payant.
Je vous propose une solution à 1$ pour tester votre confiance.

La grande question que vous deviez vous poser à la fin de l’article est la suivante:
Leur faites-vous confiance?

Assez confiance pour leur confier 1$ sans poser de question…

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