Les vacances , cauchemar de gestion

On dit souvent qu’on apprend de ses erreurs.

On dit aussi que le bon jugement vient avec l’expérience…et que les l’expérience vient du mauvais jugement.

On dit également que la connaissance de l’Histoire nous aide à ne pas répéter les erreurs du passé.

On dit, on dit, mais… pourquoi alors la planification des vacances dans les organisations cause -t-elle toujours des problèmes ?

Comment va-t-on servir les clients si on ferme 2 semaines complètes?

Comment va-t-on pouvoir servir les clients si on ne ferme pas, mais que la moitié des gens est en vacances ?

Si on répartit la période de vacances sur les 10 semaines de congé scolaire, comment pourra-t-on fonctionner avec une équipe réduite tout ce temps ?

Si on laisse « partir » les 3 personnes « irremplaçables » qui va les remplacer ?

Oh my god, on ne peut pas prendre de vacances pendant l’été…

Oh my god…on ne prend pas de vacances, mais la moitié de nos fournisseurs sont en vacances et on ne peut pas produire/servir pendant ce temps ?

Oh my god…ça ressemble à l’an passé et ce fut horrible !

…et on s’était promis l’an passé qu’on planifierait différemment cette année….

Promis, on fera mieux l’an prochain !!

Comment va-t-on servir les clients si on ferme 2 semaines complètes?

Comment va-t-on pouvoir servir les clients si on ne ferme pas, mais que la moitié des gens est en vacances ?

Si on répartit la période de vacances sur les 10 semaines de congé scolaire, comment pourra-t-on fonctionner avec une équipe réduite tout ce temps ?

Si on laisse « partir » les 3 personnes « irremplaçables » qui va les remplacer ?

Oh my god, in ne peut pas prendre de vacances pendant l’été…

Oh my god…on ne prend pas de vacances, mais la moitié de nos fournisseurs sont en vaches et on ne peut pas produire/servir pendant ce temps ?

Oh my god…ça ressemble à l’an passé et ce fut horrible !

…et on s’était promis l’an passé qu’on planifierait différemment cette année….

Promis, on fera mieux l’an prochain !!

…

Ah oui, on ajoute cette année les préoccupations du travail hybride. Les grands locaux de nos organisations se retrouvent plus vite que jamais et la moitié des gens qui font partie de la moitié au travail passe la moitié de leur temps au bureau, l’autre moitié à la maison et sont à moitié moins motivé que la moitié plus motivée…

Ah, ça me rappelle un discours célèbre (qui va deviner la source ?)

« Je ne connais pas la moitié d’entre vous aussi bien que je le voudrais, et j’aime moins la moitié d’entre vous aussi bien que vous le méritez. »

Bref, la gestion des vacances devient un casse-tête encore plus complexe qu’auparavant.

Et quand on pense à « complexité », il faut apprendre à penser autrement.

Nos organisations gèrent encore les situations comme des casse-têtes à assembler, une pièce à la fois, dans un cadre bien précis et une position exacte qui ne change pas d’une fois à l’autre. Il faudrait pourtant plutôt penser au jardinage quand on veut avoir une récolte satisfaisante.

Un jardin est un système complexe qui répond à son environnement. En continu.

Si on veut une belle et bonne récolte, il faut s’occuper du jardin.

Ah oui, et dans plusieurs cas, offrir un traitement spécial à certaines plantes et peut-être une transplantation ailleurs.

Vous voyez évidemment où je veux en venir.

Voyez-vous aussi le lien métaphorique avec votre organisation ?

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Les trois sœurs (en espagnol : tres hermanas) sont les trois principales cultures de divers peuples indigènes d’Amérique centrale et d’Amérique du Nord : la courge, le maïs et les haricots grimpants (typiquement les haricots tépary ou les haricots communs). Dans le cadre d’une technique connue sous le nom de « compagnonnage », le maïs et les haricots sont souvent plantés ensemble dans des monticules formés par le buttage de la terre autour de la base des plantes chaque année ; la courge est généralement plantée entre les monticules. La tige de maïs sert de treillis aux haricots grimpants, les haricots fixent l’azote dans leurs nodules racinaires et stabilisent le maïs en cas de vents violents, et les larges feuilles de la courge font de l’ombre au sol, ce qui permet de garder le sol humide et d’empêcher l’installation des mauvaises herbes.chttps://en.wikipedia.org/wiki/Three_Sisters_(agriculture)

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La différence principale entre un jardin et votre organisation est l’élément de base : des plantes vs des humains.

Dans les deux cas cependant, la vision systémique pourra vous aider à garantir une bonne productivité.

L’avantage de travailler avec les humains est de pouvoir analyser ensemble la situation, déterminer ensemble la source des problèmes et décider ensemble comment parvenir à implanter une solution. Ah oui, et intervenir ensemble pour ajuster la solution dès les premiers signes d’échec.

Le jardinier doit prendre toutes les décisions seul pour assurer la survie de son jardin. Un gestionnaire ne peut pas, ne doit pas, travailler en solitaire quand le succès de son équipe est en jeu.

J’ai la prétention de penser que la gestion des vacances est déficient parce que la stratégie utilisée est réductrice et non systémique. ET vient du “haut” de l’organisation plutôt que de la base.

J’ai aussi la prétention de ne pas avoir de solution pour votre organisation. ET de penser que la personne qui aurait cette solution magique ne vous vendra que du vent.

Quand on organise un party dans ma famille, on le fait de deux façons :

Si je veux organiser les vacances de mon équipe…je ne le fais pas. Pour deux raisons : 1-Vous comprenez que je fais de la projection et 2 -je n’ai pas d’équipe!

Je ne peux pas « organiser » les vacances de mon équipe. Mon équipe va s’organiser pour que ça marche de la meilleure façon possible. On se donne des balises et des paramètres à inclure dans les décisions. Ex, servir les clients, contacter les fournisseurs, déterminer qui a besoin de prendre des vacances pendant quelle période, quel volume d’affaires est-il raisonnable d’imposer aux clients, quelles opérations sont prioritaires, etc.).

Une fois déterminé, ensemble, pour ne rien oublier, on tente de satisfaire le plus grand nombre de gens possible. Ce processus ne peut se faire sans tension bien sûr, mais, si on le commence quelques mois avant la période traditionnelle de vacances ( l’été) on risque de trouver une solution intéressante…qui sera différente de la solution de l’année précédente et celle de l’année prochaine !

J’ai l’impression que la consultation de l’équipe facilitera le consentement à la solution. Pas un consensus, un consentement. Chaque année, certaines personnes devront faire des concessions, mais toute l’équipe sera consciente des concessions et de la possibilité de faire partie de ceux qui feront ces concessions l’année suivante.

J’ai lu il y a longtemps une réflexion d’un sage dont le nom m’échappe. Ça se résumait ainsi :

On peut implanter rapidement une solution et justifier longuement pendant l’implantation

Ou

On explique longuement les « pourquoi » et les « comment » avant d’implanter en douceur.

Sans vouloir présumer d’une solution garantie pour la gestion des vacances, je ne peux que constater (histoire de mes clients) :

Et si tout cela était causé par une crainte de perdre le contrôle de la part des gestionnaires ?

Et si on se donnait la possibilité d’interagir mieux avec tous les membres de l’équipe, de tous les membres DES équipes ?

Et si on communiquait mieux, plus longtemps en avance, ce que serait les opérations pendant les vacances…

Et si on envisageait une répartition de la période de vacances tout au long de l’année (après tout, certaines personnes on plusieurs semaines à planifier chaque année…les chanceux!)

Et si on envisageait les vacances comme faisant partie du système plutôt qu’une contrainte à respecter ?

Je répète :

• Doser l’arrosage selon la météo.
  • Est-ce que surcharger les gens qui tiennent le fort pendant les vacances des autres est une solution? Poser la question est y répondre….
• Prévoir les intempéries et les imprévus et ensemencer davantage… au cas où.
  • Si 2-4 semaines de vacances par an correspondent à 4-8% du temps de chacun, pourquoi ne pas engager 4-8% de plus de personnel pour avoir 100% des effectifs en tout temps? Trop cher? Je serais curieux de voir le coût réel de cette mesure et les bénéfices à moyen et long terme sur l’organisation..
• Vérifier si des insectes nuisibles ont envahi les plants de tomates
  • La mauvaise attitude de certains employés contamine toute l’équipe. Laisser une pomme pourrie contaminer le sac de pommes n’a jamais été considéré  comme étant de la bonne gestion des stocks…pourquoi les gestionnaires d’équipe laissent ainsi les tensions et la mauvaise attitude perdurer ?
• Ensemencer les espèces qui poussent bien les unes à côté des autres *(la technique des 3 sœurs des autochtones américains par exemple — voir ci-dessous)
  • Le concept de compagnonnage et d’apprenti est à la base des métiers (on devient forgeron en forgeant…et en regardant le maître forgeron faire son travail!) et est encore la norme en médecine (stages, résidence, internat). Pourquoi ne pas dupliquer cette méthode à succès dans nos organisations?
• Ah oui, et dans plusieurs cas, offrir un traitement spécial à certaines plantes et peut-être une transplantation ailleurs.
  • Les promotions latérales , ça existe! Les vacances offrent des opportunités d’offrir à des employés des tâches connexes de ceux et celles qui sont en vacances pour leur permettre de faire progresser leur carrière.

Si on pensait à la complexité et la flexibilité mentale qui viennent avec cette complexité au lieu des règles et procédures, des articles de la convention collective (assez rigide merci !), des paradigmes de gestion et de contrôle que nous avons progressivement mis en place depuis des décennies…

On a beau vouloir plus de légumes de notre jardin, celui-ci ne produira que ce qu’il peut produire dans l’environnement qu’on lui fournit.

Pour avoir plus de résultats, il semble que ce n’est pas en tirant sur les tiges des carottes… ou en se tirant sur les cheveux pour avoir plus d’idée, qu’on réussira à s’améliorer.

Les vacances ne devraient pas être un cauchemar de gestion mais un paramètre à gérer dans un système complexe.

Un paramètre à gérer, non pas à contrôler.

On ne contrôle pas la température et notre jardin réussit quand meme à produire une récolte satisfaisante.

On devrait peut-être ajouter une saison d’agriculture dans le curriculum des programmes de MBA…